الحسن ا.

المسؤوليات الرئيسية:

- دعم عمليات التوظيف: تنسيق وترتيب المقابلات والاختبارات، إعداد الوثائق والمواد اللازمة، إرسال المراسلات للمرشحين، التواصل مع جهات العمل السابقة لإجراء فحوصات المرجعية، وأي مهام أخرى ذات صلة.

- إدارة بيانات الموارد البشرية: إدخال وتحديث البيانات سواءً في نظام SAP أو Oracle مع التركيز على دقة البيانات واتساقها، متابعة الوضع التعاقدي والاستحقاقات، وإنشاء التقارير وغيرها من الوظائف الأخرى في النظام.

- إدارة نظام الحضور والإجازات: دعم مهام Time-keeper في نظام ERP ، تحديث ومطابقة حصص الإجازات بناءً على المستندات الداعمة، إنشاء وتعديل تقارير الإجازات، الرد على الاستفسارات المتعلقة بإدارة الإجازات، وتوجيه الموظفين بشأن إجراءات تقديم الطلبات والموافقات في النظامين.

- تحديث نظام تتبع الحضور (AMS): الحفاظ على تحديث توزيع الموظفين في الأقسام والوحدات، إضافة الإجازات الرسمية سنويًا، وتطبيق التغييرات المتعلقة بساعات العمل أو نقل الموظفين.

- دعم إدارة شؤون موظفي الطرف الثالث: القيام بدور مسؤول الإجازات، تحديث ومطابقة حصص الإجازات، وتعديل التقارير ذات الصلة.

- المساعدة في إجراءات الموارد البشرية: دعم عمليات إنهاء الخدمة، التصنيف، إعادة التصنيف، والترقية من خلال جمع الوثائق اللازمة، صياغة النماذج، إجراء العمليات الحسابية الأساسية، الحصول على الموافقات، والتنسيق مع الوحدات المعنية في المكتب الإقليمي والمراكز الإدارية.

- إدارة ملفات الموظفين: تحديث وثائق ملفات الموظفين، حفظها وأرشفتها، وتحديث قاعدة البيانات في SharePoint ونظام SAP DHR.

- معالجة طلبات السفر: معالجة طلبات أذونات السفر للموظفين الدوليين في بعثة IOM اليمن، وتسجيل وتتبع إجازاتهم.

- المساعدة في المراسلات: صياغة مراسلات الموارد البشرية، شهادات العمل، الرسائل، المذكرات، ودعم تقديم الوثائق في الوقت المناسب وإرسال الحقائب البريدية بالتنسيق مع مسؤول الموارد البشرية.

- دعم تنظيم الفعاليات: المساعدة في تنظيم الاجتماعات والأنشطة التدريبية وفعاليات الموارد البشرية الأخرى من خلال القيام بالأنشطة اللوجستية مثل ترتيب قاعات الاجتماعات والمعدات والمواد وإعداد المراسلات وتجميع الوثائق.

- إصدار وتجديد بطاقات هوية الأمم المتحدة: معالجة إصدار بطاقات هوية الأمم المتحدة للموظفين الجدد وتجديدها سنويًا.

المسؤوليات الرئيسية:

- إدارة نظام الحضور والإجازات: القيام بدور مسؤول الإجازات في نظام SAP، تحديث ومطابقة حصص الإجازات بناءً على المستندات الداعمة، إنشاء وتعديل تقارير الإجازات، الرد على الاستفسارات العامة المتعلقة بإدارة الإجازات، وتوجيه الموظفين بشأن إجراءات تقديم الطلبات والموافقات في النظام.

- الالتزام بالإجراءات الإدارية: اتباع الإجراءات المحلية وفقًا لأنظمة المنظمة والإبلاغ عن أي انحرافات لمساعد أول مسؤول الموارد البشرية ومسؤول الموارد البشرية لاتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

- إدارة ملفات الموظفين: تحديث وثائق ملفات الموظفين، حفظها وأرشفتها، وتحديث قاعدة البيانات الرقمية بحسب احتياج وسياسة المنظمة.

- معالجة طلبات السفر: معالجة طلبات أذونات السفر للموظفين الدوليين في بعثة اليمن، وتسجيل وتتبع إجازاتهم.

- المساعدة في المراسلات: صياغة مراسلات الموارد البشرية، شهادات العمل، الرسائل، المذكرات، ودعم تقديم الوثائق في الوقت المناسب وإرسال الحقائب البريدية بالتنسيق مع مسؤول الموارد البشرية.

- تحديث نظام تتبع الحضور (AMS): الحفاظ على تحديث توزيع الموظفين في الأقسام والوحدات، إضافة الإجازات الرسمية سنويًا، وتطبيق التغييرات المتعلقة بساعات العمل أو نقل الموظفين.

- دعم تنظيم الفعاليات: المساعدة في تنظيم الاجتماعات والأنشطة التدريبية وفعاليات الموارد البشرية الأخرى من خلال القيام بالأنشطة اللوجستية مثل ترتيب قاعات الاجتماعات والمعدات والمواد وإعداد المراسلات وتجميع الوثائق.

- إصدار وتجديد بطاقات هوية الأمم المتحدة: معالجة إصدار بطاقات هوية الأمم المتحدة للموظفين الجدد وتجديدها سنويًا.

# الإنجازات:

إنشاء قاعدة بيانات رقمية تشمل جميع وثائق الموارد البشرية من ضمنها وثائق الموظفين المحليين في المنظمة كأرشيف رقمي سهل الاستخدام لتلبية احتياجات الموارد البشرية، يتميز النظام بالفهرسة والتنظيم حسب مواقع العمل والوحدات الفرعية، ويحتوي على نسخ من جميع المستندات الضرورية للموظفين مع تخصيص رقم ملف لكل موظف وتسجيل جميع المستندات المستلمة في جدول بيانات Excel لتسهيل التتبع. تم إنشاء هذا النظام باستخدام OneDrive Cloud من Microsoft وتم منح حق الوصول للزملاء المعنيين في قسم الموارد البشرية مع توزيع الأذونات لتمكينهم من العمل وإنجاز مهامهم بشكل منفصل ومتزامن.

المسؤوليات الرئيسية:

- المساهمة في سير العمل بسلاسة في وحدة الموارد البشرية والمكتب التنفيذي، وتقديم المشورة والتوجيه للموظفين بشأن القواعد واللوائح التنظيمية، وتزويدهم بالمعلومات حول حقوقهم ومسؤولياتهم بما يتماشى مع لوائح الشركة وتعليماتها وإجراءاتها، والرد على الاستفسارات العادية والمعقدة، وإحالة الاستفسارات الأكثر حساسية حسب الاقتضاء.

- المشاركة في تقييم احتياجات التوظيف في المكتب، وتنسيق عمليات التوظيف من البداية إلى النهاية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: تقديم التوجيه لمديري التوظيف بشأن إعداد شروط المرجعية، وصياغة ونشر إعلانات الوظائف الشاغرة، وفرز الطلبات واختيار المرشحين، وصياغة بروتوكولات المقابلات، وإعداد الاختبارات الكتابية وإدارتها، والمشاركة في لجان المقابلات حسب التكليف، ومراجعة نماذج تقييم المرشحين، وإجراء التحقق من المراجع، وإعداد عروض العمل، والمساعدة في عمليات التوظيف الدولية عند الطلب، وتقديم التوجيه بشأن أساليب التوظيف المختلفة، وإدارة عملية عقود الاستشارات.

- تنفيذ وتنسيق أنشطة ما قبل التوظيف، مثل إعداد وثائق بدء العمل وجمع الوثائق الداعمة، وتنسيق وتقديم جلسات التعريف بالشركة، والترتيب لجلسات الإحاطة اللازمة.

- أداء المهام الموكلة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للموارد البشرية، مع إيلاء اهتمام خاص لتناسق البيانات ودقتها، وإدخال البيانات وتحديثها والتحقق منها بناءً على الموافقات والوثائق الداعمة، والتحقق من استحقاق البدلات والمزايا الأخرى، ومراقبة ومتابعة الوضع التعاقدي والاستحقاقات، واتخاذ الإجراءات الفورية وتنسيقها، وإنشاء التقارير وتعديلها ومراجعتها، وتمديد العقود، والإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين، وغيرها من الوثائق ذات الصلة.

- مراقبة إدارة الحضور والإجازات، وإنشاء التقارير المتعلقة بالإجازات وتعديلها وتحليلها، والرد على الاستفسارات المتعلقة بإدارة الإجازات.

- تنفيذ ومراقبة مجموعة واسعة من إجراءات الموارد البشرية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، إعداد وثائق إنهاء الخدمة، والتصنيف، وإعادة التصنيف، والترقية، والقضايا التأديبية، والتأمين المهني، والمستحقات ذات الصلة، والتنسيق مع المكتب الإقليمي والمراكز الإدارية ومسؤول الموارد البشرية حسب الاقتضاء. • إعداد وتنسيق ومتابعة جميع التقارير المتعلقة بشؤون الموظفين وتقديمها في الوقت المناسب إلى الجهات المعنية؛ وصياغة ومراجعة المراسلات والرسائل والشهادات الروتينية، وإنشاء نظام منظم لأرشفة وثائق الموارد البشرية (النسخ الإلكترونية والورقية) والحفاظ عليه.

- مراقبة الالتزام بنظام تقييم الموظفين ومتابعة الموظفين والمشرفين حسب الحاجة، وتيسير الالتزام من خلال تقديم التوجيه الفني بشأن استخدام النظام.

- تخطيط وتنسيق تنظيم فعاليات الموارد البشرية، بما في ذلك أنشطة تطوير وتدريب الموظفين بالتنسيق مع وحدة تطوير وتدريب الموظفين، والحفاظ على سجلات محدثة. المشاركة في تقييم احتياجات تدريب وتطوير الموظفين.

- تحديد مجالات التحسين وإبرازها للمشرف؛ وتقديم مقترحات لإجراءات جديدة تُكمّل أو تُكيّف الإجراءات الحالية مع مراعاة الاحتياجات الخاصة بالمكتب. المساعدة في تحليل وحل القضايا الحساسة من خلال جمع المعلومات الأساسية، وإعداد الملخصات، وتبادل أفضل الممارسات. تقديم التعليقات على التفسير.

- تقديم التوجيه والتدريب وتنسيق ومتابعة عمل الموظفين الجدد في الوحدة.

المسؤوليات الرئيسية:

- إدخال ساعات العمل الإضافية لجميع موظفي فروع الشركة.

- التواصل مع قسم الموارد البشرية في المكتب الرئيسي للشركة بشأن أيام الإجازة والرواتب وجميع الإجراءات الإدارية المتعلقة بالموظفين.

- إدارة ومراقبة المصروفات النثرية.

- تحديث جدول مناوبات الموظفين.

- استلام وثائق التأمين الصحي من الموظفين، والتأكد من صحتها واعتمادها من قبل الموظفين المعنيين والمشرفين المباشرين، وترتيب إضافة الموظفين الجدد إلى نظام التأمين الصحي.

- أرشفة الوثائق: مسؤول عن أرشفة جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بالعمل.

- ضمان كفاءة نظام الملفات الإدارية: ضمان سلاسة عمل نظام الملفات الإدارية للشركة.

- المساعدة في سجلات الحضور الرقمية: المساعدة في سجلات الحضور الرقمية ومراقبة أوقات دخول وخروج الموظفين.

- معالجة الشكاوى: معالجة جميع الشكاوى الواردة وإحالتها إلى القسم المختص.

- الرد على المكالمات الهاتفية: الرد على مكالمات العملاء وتحويلها إلى الوحدة المختصة لضمان توفر خطوط الهاتف العامة باستمرار.

- الاستفسارات العامة: الرد على الاستفسارات الهاتفية العامة وتوجيه الزوار إلى القسم المختص.

2019

2012

2017