الحسن ا.

المسؤوليات الرئيسية:

- أدرتُ دورة حياة الموظف بالكامل، من التوظيف إلى التقاعد، ضمن نظام SAP SuccessFactors، ثم انتقلتُ للعمل على Oracle Fusion Cloud، مع ضمان سلامة البيانات بنسبة 100% فيما يتعلق بإجراءات شؤون الموظفين، وتمديد العقود، والاستحقاقات، مع الالتزام التام باتفاقيات مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء الرئيسية المحددة.

- توليتُ مسؤولية إدارة قوائم الرواتب، وضمان سير عمليات الرواتب بسلاسة من البداية إلى النهاية، بما في ذلك مطابقة البيانات، والتحقق من استحقاق البدلات، ومراقبة الحالة التعاقدية لضمان سلاسة دورات الدفع وفقًا لمعايير الأمم المتحدة.

- أدرتُ دورة التوظيف بالكامل، وتعاونتُ مع مديري التوظيف في إعداد شروط المرجعية، وأدرتُ إعلانات الوظائف الشاغرة، وفرزتُ الطلبات، ويسّرتُ لجان المقابلات، وأجريتُ التحقق من المراجع، وأعددتُ عروض العمل، وقدمتُ المشورة والتوجيه في مجال الموارد البشرية بشأن أساليب التوظيف المختلفة ومقاييس تقارير الموارد البشرية (مثل CAF وENP).

- قيادة عملية نقل الأرشيفات المادية على نطاق واسع إلى مكتبات رقمية آمنة (SAP، SharePoint، وOracle Fusion Cloud)، مع الالتزام التام بقوانين العمل الفيدرالية والدولية ولوائح حماية البيانات.

- تتبع بيانات التدريب: تطوير أنظمة تتبع تدريب آلية ولوحات معلومات تفاعلية باستخدام برنامج Excel المتقدم، لضمان دقة مؤشرات الأداء الرئيسية للمنظمة، ومعدلات المشاركة، ومقاييس الامتثال في الوقت الفعلي.

- الأرشفة الرقمية: إدارة الأرشفة الإلكترونية لشهادات تدريب الموظفين، وتطبيق معايير صارمة للتسمية وبروتوكولات حفظ الملفات بما يتوافق تمامًا مع معايير المنظمة ولوائح حماية البيانات، وذلك لإعداد تقارير رسمية شاملة ربع سنوية للمكتب القطري والمقر الرئيسي.

- الإشراف على شؤون الحضور والإجازات للموظفين في مختلف المحافظات. تيسير إجراءات تصاريح سفر الموظفين الدوليين (نظام إدارة علاقات العملاء - نظام التذاكر)، والتحقق من استحقاق الإجازات، وتحليل التقارير المتعلقة بالإجازات لضمان الالتزام بالإجراءات الإدارية.

- إدارة إجراءات الموارد البشرية الحساسة، بما في ذلك الترقيات، وقضايا التأديب، ودعم معالجة طلبات البطالة.

المسؤوليات الرئيسية:

- قمتُ بقيادة مرحلة ما قبل الالتحاق والتوظيف؛ حيث أجريتُ التحقق من التوظيف، ونسقتُ عمليات التحقق من الخلفية، وفحوصات المخدرات، والفحوصات الطبية للمرشحين المختارين قبل إصدار العقود.

- أدرتُ عملية جمع وتدقيق الوثائق الشخصية والعائلية، وتأكدتُ من استيفاء جميع متطلبات نظام التحقق الإلكتروني (E-Verify) ونظام الالتحاق قبل إتمام عروض العمل.

- توليتُ مسؤولية حفظ أرشيف ملفات الموظفين، وقُدتُ عملية الانتقال الفعّالة إلى المستودعات الرقمية (SAP DHR) لضمان أمن البيانات القائم على الصلاحيات وإمكانية الوصول إليها بنسبة 100%.

- عالجتُ طلبات تصاريح السفر للموظفين المحليين والدوليين وموظفي الجهات الخارجية، بما في ذلك إدارة تتبع الإجازات والحصول على جميع الموافقات اللازمة.

- أدرتُ وراقبتُ سجلات الحضور في عدة محافظات، وضمنتُ سلامة البيانات بنسبة 100% والالتزام الصارم باللوائح الإدارية في أنظمة الحضور والانصراف.

- راقبت الإجراءات الإدارية المحلية لضمان توافقها التام مع لوائح المنظمة، وأبلغت مسؤول الموارد البشرية بأي انحرافات، ونفذت الإجراءات التصحيحية.

- حللت استفسارات الموارد البشرية المعقدة من خلال البحث والتوثيق الدقيق في أنظمة إدارة الحالات، وقدمت ملخصات أساسية لدعم عملية صنع القرار على مستوى الإدارة العليا وتحسين العمليات.

- راقبت الامتثال لتقييم أداء موظفي المنظمة الدولية للهجرة عبر نظام SAP SuccessFactors، وقدمت التوجيه الفني للموظفين والمشرفين بشأن منصات إدارة الأداء.

- نسقت الجوانب اللوجستية لاجتماعات الموارد البشرية والدورات التدريبية وفعاليات تطوير الموظفين، بما في ذلك ترتيبات المرافق وإعداد المواد وصياغة وثائق الإحاطة اللازمة.

- أدرت دورة حياة بطاقات هوية الموظفين بالكامل، وحافظت على انسيابية تدفق ملفات وسجلات الموارد البشرية السرية وفقًا للوائح المنظمة.

- صغت وثائق موارد بشرية عالية الجودة، بما في ذلك شهادات التوظيف والمذكرات الرسمية وإشعارات إنهاء الخدمة، مع ضمان تقديمها في الوقت المناسب والتنسيق مع مسؤول الموارد البشرية.

المسؤوليات الرئيسية:

- توليتُ إدارة العمليات اليومية للمكتب التنفيذي، وضمنتُ سير العمل بسلاسة، وقدمتُ توجيهاتٍ موثوقة للموظفين بشأن سياسات المؤسسة، واللوائح الداخلية، والمسؤوليات المهنية.

- كنتُ نقطة الاتصال الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المحلي، وضمنتُ أعلى مستويات سلامة البيانات في إدارة سجلات الموظفين، وتمديد العقود، ومعالجة الرواتب، واستحقاقات الموظفين، مع إعداد تقارير تحليلية مفصلة للإدارة العليا.

- قدمتُ دعمًا رفيع المستوى في حلّ القضايا الإدارية الحساسة من خلال إجراء بحوث معمقة، وإعداد ملخصات تنفيذية، والتوصية بأفضل الممارسات لاتخاذ القرارات الإدارية.

- عملتُ كمديرٍ بالنيابة خلال غياب الإدارة، وتحمّلتُ المسؤولية الكاملة عن عمليات المكتب، والإشراف على الموظفين، واتخاذ القرارات لضمان استمرارية العمل.

- أدرتُ وراجعتُ المصروفات النثرية ونفقات الفرع، وضمنتُ دقةً عالية في التقارير المالية ومراقبة الميزانية.

- أنشأتُ وحافظتُ على نظام أرشفة مزدوج متطور (رقمي ومادي) للوثائق المؤسسية الهامة، مما يضمن التخزين الآمن والاسترجاع السريع لأغراض التدقيق والعمليات اليومية.

- راقبتُ الالتزام الإداري بلوائح الشركة، وقدمتُ تفسيراتٍ متخصصة للاستفسارات المعقدة، وحددتُ استباقيًا مجالات التحسين الإجرائي لمواكبة احتياجات المكتب المتغيرة.

- أشرفتُ على نظام تقييم الموظفين، وقدمتُ التوجيه الفني لرؤساء الأقسام والموظفين لضمان الامتثال التام لدورات مراجعة الأداء ومعايير المؤسسة.

- يسّرتُ عمليات تقييم الموظفين في المكتب، وأدرتُ عملية التوظيف كاملةً، بدءًا من صياغة بنود مرجعية متخصصة وإعلانات الوظائف الشاغرة، وصولًا إلى إجراء مقابلات رفيعة المستوى، وتقييم المرشحين، وتقديم عروض العمل النهائية.

- أدرتُ أنظمة شاملة لتتبع الحضور والإجازات، وحللتُ البيانات المتعلقة بالإجازات، وحللتُ الاستفسارات المعقدة بشأن مزايا الموظفين وتعويضات التأمين المهني.

المسؤوليات الرئيسية:

- إدارة التواصل المباشر للفرع، وحلّ الشكاوى الواردة، وتوجيه الاستفسارات بشكل استراتيجي لضمان توافر خطوط الهاتف على النحو الأمثل واستقبال الزوار باحترافية.

- أتمتة العمليات وحفظ السجلات: تحسين أنظمة التتبع الإداري من خلال تطبيق أدوات حسابية آلية لمراقبة مراحل المشاريع ووثائق الموظفين. ضمان أرشفة جميع سجلات الشركة وفهرستها وفقًا لقواعد تنظيمية مهنية لتعزيز سرعة استرجاع البيانات وسلامتها.

- إدارة سجلات العمل الإضافي لجميع موظفي الفرع، والعمل كحلقة وصل رئيسية مع إدارة الموارد البشرية في المقر الرئيسي فيما يتعلق بالرواتب والإجراءات الإدارية.

- تيسير عملية التأمين الصحي للموظفين من خلال تدقيق المطالبات الطبية، والتحقق من الموافقات، وإدارة تسجيل الموظفين الجدد في نظام التأمين الصحي للشركة.

- تحسين نظام حفظ الملفات الإدارية للشركة (الورقي والإلكتروني)، وضمان الأرشفة الآمنة لجميع المراسلات المتعلقة بالعمل والوثائق الحساسة للشركة.

- مراقبة حضور الموظفين من خلال أنظمة التتبع الرقمية، وضمان تسجيل أوقات الدخول والخروج بدقة، والحفاظ على تحديث مخطط عبء العمل للموظفين.

- قدمتُ دعمًا إداريًا شاملًا من خلال صياغة المراسلات والمذكرات، مما يضمن انسيابية تدفق المعلومات بين الفرع والمكتب الرئيسي.

- صغتُ وثائق رسمية عالية الجودة، بما في ذلك شهادات التوظيف والمذكرات الرسمية، مع ضمان تقديمها في الوقت المحدد والتنسيق مع المسؤول المباشر.

2019

2012

2017

مع انتقال المنظمة الدولية للهجرة عالميًا إلى نظام Oracle Fusion Cloud (WAVE) الجديد، تطلّب الأرشيف الرقمي الحالي إعادة ترميز وتخطيط شاملين ليتوافق مع منطق البيانات المتطور للنظام الجديد.

كان هذا مشروعًا رفيع المستوى لتنظيف البيانات وإعادة معالجتها. قُدتُ عملية النقل التقني للمكتبة الرقمية من نظام SAP DHR إلى Oracle Fusion Cloud. تطلّب الأمر إعادة التحقق من كل ملف رقمي وإعادة فهرسته ليتوافق مع بروتوكولات تسمية الملفات الجديدة والقواعد التنظيمية. ولتسهيل عملية الانتقال، أنشأتُ قاعدة بيانات رئيسية للتتبع على OneDrive تعمل كمركز تحكم فوري. سمح هذا بتنفيذ عمليات إدخال البيانات وتجديد العقود والتحقق من الصلاحيات بشكل متزامن من قِبل العديد من الموظفين دون أي تداخل في البيانات أو فقدان لسلامتها خلال فترة الانتقال.

حققتُ نقلًا كاملًا للبيانات إلى بيئة Oracle Fusion Cloud دون أي فقدان. ضمن هذا المشروع أن تنعكس سجلات الموظفين والحالات التعاقدية وصلاحياتهم بدقة في النظام العالمي الجديد منذ اليوم الأول، مما يضمن أمان بيانات الموارد البشرية للبعثة للعقد القادم.

أدت الحاجة إلى بيئة عمل أكثر تعاونًا وتفاعلية إلى توسيع نطاق الأرشيف الرقمي ليشمل بيئة سحابية أكثر مرونة، تتجاوز نظام SAP-DHR الأساسي.

قمتُ بشكل مستقل بتصميم وتنفيذ عملية نقل ملفات الموظفين الرقمية إلى Microsoft SharePoint (Office 365). لم أكتفِ بنقل الملفات فحسب، بل أعدتُ هندسة هيكل الأرشفة بالكامل وفقًا لمعايير توثيق الأمم المتحدة. تضمن ذلك إنشاء نظام "فهرسة ذكية" حيث صُنفت المستندات حسب مكان العمل والوحدة والوحدة الفرعية. وقمتُ بضبط صلاحيات الوصول بدقة متناهية (قراءة/كتابة/إدارة) لأعضاء فريق الموارد البشرية وفقًا لأدوارهم المحددة، مما يضمن حماية البيانات الحساسة مع السماح لعدة مستخدمين بمعالجة إجراءات شؤون الموظفين في وقت واحد.

حوّلتُ سير عمل الموارد البشرية إلى بيئة حديثة ومتزامنة، مما قلل وقت البحث عن المستندات بنسبة 70% وقضى على خطر تشتت البيانات، موفرًا مستودعًا سحابيًا قويًا وخاضعًا للتدقيق.

أدى تفشي جائحة كوفيد-19 إلى ظهور حاجة ملحة للوصول عن بُعد إلى سجلات الموظفين. لم يعد اعتماد البعثة على الأرشيف المادي مستدامًا، مما كان يُنذر بتأخيرات خطيرة في تقديم خدمات الموارد البشرية وإجراءات الموظفين.

تم تكليفي بقيادة مهمة ضخمة تتمثل في رقمنة الأرشيف المادي الكامل لبعثة المنظمة الدولية للهجرة في اليمن. شمل ذلك التعامل الدقيق والمسح الضوئي عالي السرعة والتحويل الرقمي لأكثر من 18,000 وثيقة وسجل موظف. توليتُ مسؤولية مراقبة الجودة لكل عملية مسح ضوئي لضمان حفظ البيانات بدقة عالية. بعد إتمام عملية الرقمنة، قمتُ بتصميم وتنفيذ إطار عمل معماري شامل ضمن نظام SAP DHR الخاص بالمنظمة الدولية للهجرة. طبقتُ بروتوكولات فهرسة صارمة للأمم المتحدة، مما أدى إلى إنشاء مصفوفة موحدة للتسمية والتصنيف، سمحت باسترجاع أي وثيقة بسرعة فائقة من بين آلاف الوثائق التي تمت معالجتها.

نجحتُ في تحويل البعثة إلى بيئة خالية من الورق بنسبة 95% فيما يتعلق بملفات الموظفين. وقد ضمنت هذه "المكتبة الرقمية" استمرارية الأعمال بشكل كامل خلال عمليات الإغلاق العالمية، ووفرت لإدارة الموارد البشرية "مصدرًا واحدًا للحقيقة" آمنًا ومركزيًا ويمكن الوصول إليه عن بعد لأول مرة.

واجهت الشركة تأخيرات كبيرة في عمليات التسويق والمبيعات بسبب نظام حفظ ملفات الأصول العقارية المجزأ والقائم على الورق. عانى فريقا الإعلام والتسويق من بطء استرجاع المستندات، مما أثر على سرعة إدراج المنتجات وإتمام الصفقات.

قمتُ بتصميم وإطلاق نظام إدارة أصول رقمية (DAM) مُخصص باستخدام تقنية Google Drive Cloud. لم أكتفِ بتحميل الملفات، بل أنشأتُ "مكتبة رقمية" مُهيكلة تُشكل قاعدة البيانات الرئيسية لجميع منتجات الشركة. تضمن ذلك إنشاء تسلسل هرمي دقيق للفهرسة يعتمد على أرقام المنتجات، والتواريخ الزمنية، والأقسام الفرعية المُصنفة حسب الحالة (المخزون المتاح مقابل الأصول المباعة). تم تخصيص مُعرّف رقمي فريد لكل عقار، يحتوي على جميع وثائقه الفنية والقانونية. ولضمان كفاءة العمليات، قمتُ بدمج نظام تتبع رئيسي عبر Excel، مما يسمح بمراقبة جميع الأصول الرقمية في الوقت الفعلي. كما طبقتُ بروتوكول وصول دقيق قائم على الأذونات، مما مكّن وحدتي الإعلام والتسويق الإلكتروني من التعاون في وقت واحد على نفس الأصول مع الحفاظ على أمان البيانات بشكل صارم.

أحدثت هذه المبادرة ثورة في سير العمل الداخلي من خلال مركزة جميع الأصول التجارية. وقد ساهمت بشكل كبير في تسريع دورة التسويق، ومنحت وحدة المبيعات إمكانية الوصول الفوري إلى بيانات المنتجات الموثقة. كما قضى النظام على ازدواجية البيانات، وضمن حصول فريق التسويق دائمًا على أحدث الوثائق لحملاتهم الرقمية، مما أدى إلى بيئة عمل أكثر مرونة واستجابة.

اللغة الأم (كتابةً وقراءةً وتحدثاً)

أتحدثها بطلاقة (كتابةً وقراءةً وتحدثاً) - حاصل على تقييم C1 متقدم - بشهادة معتمدة دولياً عبر (EF SET)