توفيق ق.

لدي خبرة لأكثر من خمس سنوات في الإدارة المكتبية والسكرتارية التنفيذية، حيث كنت أعمل على تنظيم وتنسيق جميع العمليات الإدارية داخل الشركة لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. مهامي شملت:

1. إدارة المكتب والتنسيق الإداري

تنظيم جدول الأعمال اليومي للإدارة العليا وتنسيق الاجتماعات والمواعيد.

الإشراف على المراسلات الإدارية، استقبال وإرسال البريد الإلكتروني، وإعداد التقارير الدورية.

حفظ وترتيب الملفات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها.

تنسيق السفر وحجوزات الطيران والفنادق للإدارة عند الحاجة.

2. التواصل وخدمة العملاء

استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم حسب الحاجة، مع تقديم الدعم الإداري لهم.

التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات بطريقة احترافية.

التنسيق بين الأقسام المختلفة داخل الشركة لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.

3. إعداد التقارير والمستندات

صياغة وطباعة الخطابات، التقارير الرسمية، والعروض التقديمية.

إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة.

تدقيق المستندات الرسمية لضمان الدقة والتنسيق الاحترافي.

4. الدعم الإداري وإدارة الموارد

متابعة المخزون الخاص باللوازم المكتبية وطلب المستلزمات عند الحاجة.

الإشراف على جدول الحضور والانصراف للموظفين وإعداد تقارير الموارد البشرية.

العمل مع الفرق المختلفة لدعم العمليات الإدارية وتحسين سير العمل.

المهارات المكتسبة خلال 5 سنوات من الخبرة:

✔ احتراف إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية.

✔ مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.

✔ إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

✔ مهارات تواصل ممتازة والتعامل مع العملاء بفعالية.

✔ الدقة والانتباه إلى التفاصيل في إعداد المستندات والتقارير.

✔ السرعة والكفاءة في إنجاز المهام .

لدي خبرة في التواصل مع العملاء، تأكيد الطلبات، وتنظيم عمليات البيع والشراء في مجال التسويق الإلكتروني. كنت مسؤولة عن إدارة استفسارات العملاء، التنسيق مع الموردين، وضمان سير عمليات الشراء بسلاسة. خلال سنوات خبرتي، اكتسبت مهارات قوية في التفاوض، إدارة علاقات العملاء، والمتابعة الدقيقة للطلبات.

1. التواصل مع العملاء

الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي.

تقديم دعم استشاري للعملاء بشأن المنتجات والخدمات المتاحة.

تأكيد الطلبات وتنسيق مواعيد التسليم مع العملاء لضمان رضاهم التام.

التعامل مع الشكاوى والطلبات الخاصة لضمان حل أي مشاكل بسرعة وكفاءة.

2. تأكيد الطلبات وإدارة المبيعات

تأكيد صحة تفاصيل الطلبات مع العملاء قبل إجراء الشحن أو التسليم.

تحديث حالة الطلبات والعمل على متابعتها حتى تسليمها بنجاح.

التفاعل مع أنظمة البيع والشراء الإلكترونية لإتمام المعاملات بسلاسة.

التأكد من توفر المنتجات والمخزون والتنسيق مع قسم المستودعات لضمان عدم نفاد البضائع.

3. التواصل مع الموردين

تنسيق مع الموردين لتأمين الإمدادات ومتابعة تفاصيل الشحن.

التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الأسعار وشروط الدفع.

متابعة طلبات الشراء مع الموردين للتأكد من توافر البضائع في الوقت المحدد.

إدارة عملية إعادة الطلب عند اقتراب نفاد المخزون لضمان استمرارية العمل.

4. تنسيق العمليات اليومية

متابعة وحل أي مشكلات تتعلق بالطلبيات أو شحن البضائع.

التأكد من دقة الفواتير والشروط المتعلقة بالشراء والشحن.

العمل مع فريق الدعم اللوجستي لضمان تسليم المنتجات في الوقت المحدد.

المهارات المكتسبة في هذا المجال:

✔ مهارات تواصل قوية مع العملاء والموردين.

✔ قدرة عالية على تنظيم المبيعات والشراء بشكل فعال.

✔ مهارات في إدارة الطلبات ومتابعة الشحنات.

✔ القدرة على التفاوض وتحقيق أفضل العروض من الموردين.

✔ التعامل بكفاءة مع أنظمة البيع الإلكترونية.

✔ تقديم حلول سريعة وفعالة لأي مشكلة تواجه العملاء أو الموردين.